Перейти к содержанию

Формирование документа

Документ формируется на основе ранее настроенного шаблона.

Чтобы сформировать документ:

  1. Перейдите в раздел «Документы» и нажмите «Новый документ».

    Создание документа

  2. Выберите шаблон, на основе которого необходимо сформировать документ.

    Выбор шаблона

    После выбора шаблона откроется анкета для заполнения документа.

  3. Заполните поля анкеты.

    Заполнение анкеты

  4. Проверьте заполненный документ и нажмите «Сохранить».

  5. В открывшемся окне укажите название документа и выберите папку для его сохранения.

После сохранения документ появится в разделе «Документы».

Грамматические исключения

При использовании склонения или форматирования Комбинатор автоматически формирует нужный вариант значения. Если результат отличается от требуемого, его можно исправить с помощью грамматического исключения.

Чтобы добавить исключение:

  1. Нажмите на значок шестерёнки рядом со значением, которое необходимо исправить.

    Грамматические исключения

  2. Откроется окно «Грамматические исключения». В нём отображаются исходное значение, применяемый падеж и формат.

  3. В поле «Значение» укажите правильный вариант.

    Настройка грамматического исключения

  4. Нажмите «Сохранить».

После сохранения Комбинатор будет использовать указанный вариант для этого значения.

Печать и экспорт

Документ можно распечатать или экспортировать в файл непосредственно в режиме заполнения.

Для этого:

  1. Нажмите «Печать», чтобы вывести документ на печать, или «Экспорт», чтобы сохранить его в файл.
  2. При экспорте выберите нужный формат.

Если документ уже сохранён, его можно экспортировать из раздела «Документы»:

  1. Нажмите на нужный документ правой кнопкой мыши.
  2. Выберите «Экспорт».
  3. Укажите нужный формат.

Файл будет сформирован на основе сохранённого документа.

Папки для документов

Папки используются для группировки документов в разделе «Документы».

Чтобы создать папку:

  1. Перейдите в раздел «Документы».
  2. Нажмите «Новая папка».
  3. Укажите название папки и сохраните её.

Созданная папка появится в разделе «Документы». При сохранении нового документа её можно выбрать в качестве места хранения.

Если документ уже создан и его необходимо переместить в папку:

  1. Нажмите на документ правой кнопкой мыши.
  2. Выберите «Переместить».
  3. В открывшемся окне укажите нужную папку.
  4. Подтвердите действие.

Документ будет перемещён в выбранную папку.

Создание копии документа

Копию можно создать непосредственно из открытого документа.

Для этого:

  1. Нажмите «Сохранить как».
  2. Укажите название копии и выберите папку для сохранения.
  3. Подтвердите сохранение.

Будет создан новый документ, а исходный останется без изменений.

Если документ уже сохранён, копию можно создать из раздела «Документы»:

  1. Нажмите на нужный документ правой кнопкой мыши.
  2. Выберите «Создать копию».
  3. При необходимости укажите название и место сохранения копии.
  4. Подтвердите действие.

Созданная копия появится в разделе «Документы».

Сформируйте итоговый документ из карточки Битрикс24. Это позволит проверить работу шаблона с реальными данными CRM.

Подготовка карточки

  1. Откройте карточку CRM, для которой настроен шаблон. Например, сделку.

  2. Проверьте, заполнены ли поля, данные из которых должны попасть в документ.

  3. При необходимости добавьте или исправьте данные в карточке.

Формирование документа

  1. В панели действий над таймлайном нажмите «Новый документ».

    Если кнопка не отображается в основной панели, откройте меню «Ещё».

    11

  2. Выберите «Новый документ».

  3. Выберите подготовленный шаблон.

  4. Дождитесь загрузки данных из карточки в шаблон.

  5. Нажмите «Готово» в правом верхнем углу.

  6. Укажите название документа и нажмите «ОК».

Сформированный документ появится в таймлайне карточки.

12

Проверка результата

Откройте сформированный документ и проверьте:

  • правильно ли подставились данные из карточки;
  • сработали ли условия и выбранные варианты;
  • корректно ли сформировались таблицы и расчёты;
  • сохранилось ли оформление документа.

Если ошибка связана с данными, исправьте их в карточке и сформируйте документ повторно.

Если ошибка находится в логике или оформлении, вернитесь к редактированию шаблона, внесите изменения и повторите проверку.

Сформируйте итоговый документ из карточки. Это позволит проверить работу шаблона с реальными данными CRM.

Подготовка карточки

  1. Откройте карточку CRM, для которой настроен шаблон. Например, сделку.

  2. Проверьте, заполнены ли поля, данные из которых должны попасть в документ.

  3. При необходимости добавьте или исправьте данные в карточке.

Формирование документа

  1. В виджете справа раскройте выпадающий список и нажмите «Создать документ».

  2. Выберите подготовленный шаблон.

  3. Дождитесь загрузки данных из карточки в шаблон.

  4. Нажмите «Готово» в правом верхнем углу.

  5. Укажите название документа и нажмите «ОК».

Сформированные документы в форматах .docx и .pdf появятся в таймлайне карточки.

13

Проверка результата

Откройте сформированный документ и проверьте:

  • правильно ли подставились данные из карточки;
  • сработали ли условия и выбранные варианты;
  • корректно ли сформировались таблицы и расчёты;
  • сохранилось ли оформление документа.

Если ошибка связана с данными, исправьте их в карточке и сформируйте документ повторно.

Если ошибка находится в логике или оформлении, вернитесь к редактированию шаблона, внесите изменения и повторите проверку.