Автоматизация шаблона

Формирование документа по шаблону можно автоматизировать с помощью робота Битрикс24.

Робота можно добавить:

• в автоматизацию CRM — документ сформируется при переходе элемента на определённую стадию;
• в бизнес-процесс — документ сформируется при выполнении соответствующего действия процесса.

Перед настройкой автоматизации убедитесь, что шаблон документа создан и сохранён, а приложение подключено к нужной сущности Битрикс24.

Добавление робота в CRM

Робот формирует документ, когда элемент CRM переходит на стадию, на которой он установлен.

Добавление робота

1. Перейдите в раздел CRM.

2. Откройте нужную сущность. Например, Сделки.

3. Перейдите на вкладку «Роботы».

   

4. Выберите нужную воронку.

5. На стадии, при переходе на которую должен формироваться документ, нажмите «+ добавить».

   

6. В группе «Другие роботы» найдите робота «[Конструктор документов — Комбинатор] Создать документ».

7. Нажмите кнопку «Добавить».

   

8. В открывшемся окне настройте условия, очередность и время выполнения робота.

9. В разделе «Настройки робота» выберите шаблон, на основе которого должен формироваться документ.

   

Настройка маски имени

1. Раскройте раздел «Настройка маски и имени».

   

2. По умолчанию в поле маски указано название выбранного шаблона в двойных кавычках. Если настройки не менять, оно будет использовано в качестве названия документа.

3. При необходимости измените способ формирования названия:

   • если маска имени уже настроена в шаблоне, включите параметр «Использовать маску имени из шаблона»;
   • если маска в шаблоне не настроена, укажите её непосредственно в настройках робота;
   • если отдельная маска не требуется, оставьте название шаблона, указанное по умолчанию.

Поле маски имени не может быть пустым.

Сохранение документа на Диск

По умолчанию сформированный документ прикрепляется к таймлайну карточки. Дополнительно его можно сохранить на Диск Битрикс24.

1. Включите параметр «Сохранять документ на Диск».

2. Выберите диск для сохранения: общий или личный.

3. Укажите название папки. Робот проверит, существует ли на выбранном диске папка с таким названием:

   • если папка существует, документы будут сохраняться в неё;
   • если папки нет, робот создаст её автоматически.

4. Выберите формат файлов, которые будут сохраняться на Диск.

   

Завершение настройки

1. Укажите сотрудника, от имени которого будет запускаться робот.

2. Нажмите кнопку «Сохранить».

   

После этого робот будет формировать документ при переходе элемента CRM на выбранную стадию.

Добавление робота в бизнес-процесс

Настройки робота в бизнес-процессе практически не отличаются от настроек робота в CRM. Основное отличие заключается в способе запуска: обычный робот выполняется при переходе элемента CRM на определённую стадию, а робот в бизнес-процессе — при переходе к соответствующему действию.

Создание бизнес-процесса

1. Перейдите в раздел «Автоматизация».

2. Откройте «Бизнес-процессы» и выберите «Процессы в CRM».

3. Выберите сущность, для которой необходимо настроить формирование документов. Например, Сделки.

4. Нажмите кнопку «Добавить шаблон».

5. Укажите название бизнес-процесса.

6. При необходимости настройте условия его автоматического запуска:

   • при создании элемента CRM;
   • при изменении элемента CRM.

   Если автоматический запуск не требуется, бизнес-процесс можно будет запускать вручную из карточки CRM.

7. Сохраните настройки и перейдите в конструктор бизнес-процесса.

Добавление робота

В бизнес-процессе робот добавляется как отдельное действие.

1. Нажмите на стрелку в том месте бизнес-процесса, где должен формироваться документ.

2. В списке действий выберите «Действия приложений» → «[Конструктор документов — Комбинатор] Создать документ».

   

3. Нажмите на значок шестерёнки у добавленного действия, чтобы открыть его настройки.

   

4. Настройте действие аналогично роботу в CRM: выберите шаблон, укажите маску имени, место сохранения и формат документа.

5. Укажите сотрудника, от имени которого будет выполняться действие.

6. Сохраните настройки действия и шаблон бизнес-процесса.

В бизнес-процессе не требуется отдельно указывать стадию, очередность и время выполнения робота. Порядок и условия его запуска определяются расположением действия и логикой бизнес-процесса.